年末調整で求められる書類とは?わかりやすく画像付で紹介!

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会社で用意される年末調整の書類や、各自用意しておかなければ行けない書類をご紹介します。
年末調整に向けてしっかり把握しておきましょう。

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年末調整の書類

年末調整に関する書類は

  • 会社で用意される書類
  • 自分で用意する書類

の大きく2つに分かれます。
1つずつ見ていきましょう。

会社で用意される書類

毎年恒例で年末調整の時期の11月ごろになると、「この書類に必要事項を記入して、期日までに提出してね」といった感じで、書類がもらえます。

  • 給与所得者の扶養控除等(異動 )申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書

の2種類の書類がもらえると思います。

 icon-check 給与所得者の扶養控除等(異動 )申告書

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※画像をクリックすると、大きく表示されます

この扶養控除申告書には、主にあなたの基本情報と家族構成についてを記載します。

ポイントとしては、題名の「平成○○年分」を見てもらえば分かりますが、1年先のものになっています。
これは、間違っているわけではなく翌年分を先に書いてもらうことになっているからです。
なので、扶養者の年齢も翌年のものとします。

扶養控除等(異動)申告書の役割

名前の通り、扶養控除等を申告するための書類です。
この用紙では、控除の種類の中でも人的なものが主になります。

  • 配偶者控除
  • 扶養控除
  • 障害者控除
  • 寡婦(夫)控除
  • 勤労学生控除

この申告書の情報では、上記の控除に関係してきます。
特に覚える必要はありません。

 icon-check 給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書

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※画像をクリックすると、大きく表示されます

名前が長いので、省略して「保険料控除申告書」とします。
こちらは、さきほどと違い今年(1月~12月)分の内容になっています。

こちらは、主に生命保険、介護保険、地震保険、国民健康保険料や配偶者の所得などに関して記載します。

保険料控除申告書の役割

この用紙では、各種保険料などがメインになります。

  • 配偶者特別控除
  • 生命保険料控除
  • 地震保険料控除
  • 社会保険料控除
  • 小規模企業共済等掛金控除

この申告書では、上記の控除に関係してきます。
これも、特に覚えなくてもいいです。

自分で用意する書類

会社で用意できない書類もあり、それらは自分で用意する必要があります。

正確には、会社が用意してくれる上記2種類の書類に添付しなければいけない書類となります。

一覧にすると、

1.生命保険料の控除証明書
2.損害保険料(地震保険)の控除証明書
3.国民健康保険料の証明書又は納付書など支払額がわかるもの
(社会保険未加入で年の途中で加入した、支払った場合など)
4.「住宅借入金等特別控除申告書」(2年目以降)と「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」
5.中途入社の人は、前職の源泉徴収票
6.小規模企業共済等掛金の金額がわかる書類

ざっとこれぐらいの量になります。

何か多そうですが、あなたが該当するものだけ提出すれば大丈夫です。

基本的には、前述の2種類の記載内容に基づくもので、きちんと金額が合っているか確認するためです。
(ウソの申告をしていないかなど、その場合は脱税となる可能性があります)

①生命保険料の控除証明書

民間の生命保険に加入している人が対象になります。
かんぽ生命や、住友生命などです。

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※「損保ジャパン日本興亜ひまわり生命」より引用

この証明書は、生命保険会社から10月ごろには送られてきます。
ハガキタイプのものや正方形や長方形のもの、会社によってさまざまな様式です。

新制度や旧制度がありますが、申告書に記載した分だけ添付します。

②損害保険料(地震保険)の控除証明書

生命保険と同じように対象の保険に加入している場合のみ添付します。

火災保険や地震保険など、家や家財などの保険です。

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※「三井住友海上火災保険株式会社」より引用

こちらも、年末調整時期の前には保険会社から証明書が送られてきます。

③国民健康保険料の証明書又は納付書など支払額がわかるもの

中途採用者などで、自分で国民健康保険に加入していた場合の人が対象になります。

注意点としては、市区町村から「証明書」は送られてきませんので、自分で納付書や領収証などを置いておく必要があります。

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※「福岡県糟屋郡志免町」より引用

紛失した場合は、再発行が可能か納付した市町村または銀行などに問い合わせてみましょう。
それでもダメなら残念ながらあきらめるしかありません。

基本的に、証明書がなければ確認が取れないため、控除はできません。

④住宅購入関連書類

長いので省略しましたが、主に住宅を購入したり、増改築などを行った場合に対象になります。俗に言う「住宅ローン控除」のやつです。

住宅借入金等特別控除申告書」は、税務署からもらえる書類で白色か緑色の用紙です。

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複数枚に綴られていると思うので左上にある「平成○○年分」で該当するものを添付します。

もし、紛失した場合は税務署で申請すれば再交付してもらえます。

住宅借入金等特別控除関係書類の交付申請手続|国税庁

住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」は、住宅ローンを組んだ銀行などから送られてくる書類で、

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※「住宅金融支援機構」から引用

複数の会社などで借りていて、年末残高証明書がある場合は合算できるので、すべて添付します。

⑤前会社の源泉徴収票

年の途中で入社した人で、1月~入社までにどこか別のところで働いていた人が対象です。
ポイントは”期”の途中ではなく、”年”の途中という意味です。

例えば、新入社員の4月採用でも、1月~3月までアルバイトなどが対象になります。

源泉徴収票

・2015年(平成27年)分まではA4サイズの4分の1の大きさで小さいです。
・2016年(平成28年)分からはA4サイズの半分で以前の2倍の大きさになっています。

前職の会社の収入を、今の会社で合算して年末調整をしてもらうのに必要です。
忘れた頃に出番がきますので、ほんとーーーに紛失しやすいので注意しましょう。

他にも所得証明などで使い道があったりしますので、貰った時にコピーを取っておくといいです。

小規模企業共済等掛金の金額がわかる書類

この制度自体を利用している会社員の人はあまりいませんが、一応紹介しておきます。

小規模企業共済制度(個人事業主や会社役員などの人が退職金の変わりに積み立てておく制度)に支払った掛金が分かる書類です。

『掛金払込証明書』などがそれにあたります。

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※「中小機構」から引用(画像はイメージです)

私の経験上、該当する人がひとりもいなかったですが掛金全額が控除できます。

注意点は、加入時期によって掛金払込証明書の記載内容が異なるようです。
月額掛金しか記載されていないものは、別途で掛金を払い込んだことが明記された(記帳された)通帳の写しを添付する必要があります。

分からない場合は、確定申告時に回すのも手です。

まとめ

ざっくりと、年末調整で必要な書類をご紹介いたしました。

毎年、10月ごろになると各会社から証明書が送付されると思いますが、紛失しないようにちゃんと提出するまで保管しておくことが大切です。

なくすと再発行に時間がかかり年末調整に間に合わなかったりしますので、関係書類一式をクリアファイルなどにまとめて保管しておくといいと思います。

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