学生から社会人に就職したときや、転職などで新しい会社に入社するときは、いろいろ必要な手続きや提出書類があります。
私は人事業務もしていますが、必要書類が揃わない人がたまにいますが、スムーズに入社手続きが出来るように事前に準備しておくことが大事です。
ここでは、入社後にアタフタしないように入社にまつわる手続きや書類について解説していきます。
実際に、サンプル画像も載せていますので参考にしてください。
内定をもらったら
初めに、内定～採用までにまつわる手続きと流れについて解説していきます。
＜内定直後の流れ＞
- 内定通知をもらう
- 労働条件通知書をもらう
- 入社承諾書の提出
- 労働契約書の締結
１．内定通知をもらう
採用内定が決まったら内定通知をもらいます。基本的には書面でもらえます。
一般的には、「この採用内定に承諾したら、○○日までにいろんな書類を提出してくださいね」という内容のものです。ここに、提出する必要書類がいろいろ記載されています。
２．労働条件通知書
あなたを雇うときの条件が詳しく記載されている書類です。契約期間や仕事内容、勤務時間や給料など求人情報での情報ではわからない具体的な条件が載っています。
つまり、「こうゆう条件で雇用しますよ」という通知の書類です。あなたの控えになりますので、特に返さなくて大丈夫です。
会社によってはこの書類がない場合もありますが、あなたの待遇が記載されている重要な書類なので、もらえない場合は必ず申告してもらうようにしましょう。
３．入社承諾書の提出
採用内定されたことを承諾する書類です。基本的には、会社で用意された用紙に署名・捺印をします。
「採用内定に、了承します」という意思表示の書類なので、提出がなければいつまでも採用決定となりません。なぜなら、「やっぱ、あの会社で働くのやーめた」となる可能性もあるからです。
４．労働契約書
あなたが働き始める前に、あなたを雇用した証拠となる「労働契約」を交わす必要があります。「労働契約書」という書類により契約をします。
労働条件通知書と同じように、雇用条件の詳しい内容が記載されています。2通作成し、会社側と本人側で署名・捺印し各々1通づつ保管します。
労働条件通知書がもらえる場合は、内容が一緒なので本人控えは労働条件通知書で代用し、会社用の1通作成の会社もあります。
会社によって「雇用契約書」と呼ぶ場合もあります。名前は特に決まりがないので、会社それぞれです。
入社時の必要書類
前述の手続きにより、その会社の従業員として働くことになります。これでやっと正式に採用されたことになります。ここからが入社手続きの本番になります。
会社は従業員を雇用するときは、雇用をした証拠（労働契約）を残したり、社会保険の加入の手続き、所得税・住民税を給与から天引きしたりなど様々な手続きをする義務があります。
そのため、入社時にいろいろな書類を用意して提出してもらう必要があるのです。
どの会社でも必要となる書類
▼ 雇用保険被保険者証
一度でも雇用保険に加入しているともらえる書類です。持っている人もいればない人もいます。図では正方形のように見えますが、実際は小さい横長の紙切れなので紛失しやすいです。
紛失している場合は、ハローワークで再発行してもらえます。会社は紙が欲しいのではなく、雇用保険の番号です。画像では見にくいですが「4800-010566-2」という番号です。
▼ 年金手帳
年金加入手続きに必要です。年金手帳は、会社か本人のどちらかが保管しています。転職者は、前職で退職時に返却されます。手帳はオレンジ色か青色です。紛失している場合は、社会保険事務所で再発行できます。
▼ 健康保険被扶養者異動届
社会保険で家族を扶養に入れる手続きに必要です。家族に扶養義務のない（収入オーバーや単身者など）は必要なりません。
用紙は会社が用意してくれますので、必要事項を記入して提出します。
▼ 扶養控除等申告書
税金関係の手続きで、その年の年末調整に必要な書類です。「扶養」と記載されていますが、単身者でも必要になります。
用紙は会社が用意してくれますので、必要事項を記入・捺印して提出します。
▼ 源泉徴収票
前職で退職した人はもらえますが、新卒者はありません。入社した年の年末調整で必要になります。年明けに転職した人は必要ありません。
紛失している場合は、前職の会社で再発行してもらってください。
▼ 給与振込先依頼書
「給与振込口座届出書」「給与振込先届」など会社によっていろんな名前がありますが意味は同じです。名前通り給与の振込先を指定する書類で、会社独自の用紙に記入し提出します。
会社によっては、通帳の1ページ目のコピー（銀行・支店名・口座番号が分かるところ）も添付してもらう場合もあります。私の職場でも通帳のコピーはもらっています。
捺印箇所がある場合は、銀行印でなく認印で大丈夫です。
▼ マイナンバー
平成28年1月以降の入社から提出を求められます。社会保険と税金の手続きで必要になります。提出書類は会社によってさまざまなので、会社の指示に従ってください。家族を扶養に入れている人は、家族分も必要になります。
ちなみに、私は「マイナンバーカードの表裏のコピー」か「通知カードのコピー＋身分証のコピー」をもらっています。基本的に、入社時のタイミングでもらう会社が多いと思います。
▼ 通勤手当申請書
会社で「通勤手当」が出る場合は必要になります。自宅から職場までの経路と交通費の申請書です。会社で独自の用紙がありますので、記入・捺印して提出します。
会社によっては必要となる書類
▼ 住民票記載事項証明書
履歴書など会社に申告している現住所を確認するための書類です。基本的には、会社で用意された用紙をもらい、市区町村の役所で手続きします。
役所に持っていき、「記載した住所」と「住民票の住所」に相違がなければ証明印がもらえます。それを会社に提出してください。
基本的に、役所で「入社用です」と言えば、費用は無料です。地域によっては有料かも知れません。
▼ 誓約書
会社によってさまざまですが、だいたいは「会社の色々な規程や秘密を守ります」といった内容だと思います。
会社の用紙に署名・捺印して提出します。
▼ 健康診断書
健康診断をした結果の診断書です。「雇入時健康診断」というものです。健康診断の内容は会社の指示に従って受診してください。
会社で費用を負担してくれるところもあります。
▼ 身元保証書
何らかの理由により会社に損害を与えた場合、連帯して責任を負いますよという内容のものです。
保証人は知人や親族関係の署名・捺印をもらいます。
▼ 卒業証明書
通常、転職者など中途採用には必要ないものですが、新卒者や第2新卒の人にはケースによっては求められる場合があります。
▼ 免許・資格関連の証明書
職種によっては必要になります。業務に就く知識・能力の証明のために求められます。医療職や士業など専門職の資格取得証明書や、ドライバーなどの無事故・無違反証明書などです。
国保の脱退をお忘れなく
入社前に国民健康保険に加入していた人は、国保の脱退手続きを必ずしましょう。手続きをしない限り、自動的に脱退することはなく保険料が2重払いとなりますので注意してください。
必要な書類は、入社手続き後に会社からもらえる「健康保険被保険者資格取得証明書」か「健康保険証」で基本的には脱退できます。
あなたのお住まいの自治体に確認してください。
ちなみに、手続きが入社日以後になりますが、日付はさかのぼれるため2重払いにはなりません。
最後に、チェック用に必要書類をまとめておきます。
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