応募書類の作成する前に知っておきたいこと

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ここでは、履歴書や職務経歴書といった「応募書類」の作成の前に、ぜひ知っておきたいポイントをご紹介します。

書類選考に通らない人は、履歴書や職務経歴書が持つ、それぞれの役割や意味などがそもそも分かっていないことが多いです。

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応募書類は単なる手続き書類ではない

いきなりですが、応募書類は何のために書くと思いますか?
あなたはわかりますか?

答えは簡単です。「面接を実現させるため」です。実に、シンプルで明瞭な目的ですね。

それなのに、多くの人がそんな簡単なことを理解しないまま応募書類を作成しているのです。

応募書類を単なる”手続き書類”としかとらえていない、つまり勘違いしている人が多いです。

さらに、「誰に何を伝えるのか」も明確でないため、万人受けを狙ったありきたりな文章が多いのがその表れともいえます。

一番肝心なことは「誰に伝えるのか」そして「相手の求めるものは何か。自分の書類がそのニーズを満たしているか」を意識して書かれているかです。

応募書類で「この人に会ってみたい!」と思わせる内容が書けているかが重要です。

どうでもいいことで悩んでいる

一生懸命に書こうと思い、真剣になればなるほど、ちょっとしたことを気になりだしたりしますよね?

「履歴書はB5とA4のどちらがいいか」
「履歴書・職務経歴書の署名は手書きでなければいけないのか」
「青いボールペンはダメか」
「趣味の欄はどう書けば受けがいいか」
「印鑑は実印じゃないとダメか」

…などなど。実は採用側にとってはどうでもいいようなことで悩んでしまっています。

そんなことよりもっと大事なことがあるのです。

履歴書と職務経歴書の役割

  履歴書は「基本情報」

履歴書の役割は「基本情報」を伝えます。

氏名、住所、学歴、職歴など、基本となるデータを記載します。あなたのこれまでの学歴や職歴をわかりやすく書くことを心がけましょう。

履歴書は採用担当者が最初に見る応募書類なので、そこでダメなら職務経歴書までは見てもらえない可能性が高いです。

なので、履歴書だけでもアピール力のある内容とする必要があります。

  職務経歴書には”加工”が必要

履歴書に書いた事柄が相手に伝わるよう、さらに詳しく”加工”した書類です。

これまであなたがどのような「業界」で、どこの「会社」に勤め、なんの「職種で、どんな「業務」を行ってきたのかを、採用担当者にアピールできるようアレンジして作成します。

職務経歴書は書き方によって大きく差がついてしまいます

なので、職務経歴書は面接まで進むための重要なツールです。仕事の経歴を単に並べただけの書類ではなく、あなたの経験と能力を採用側にアピールするための戦略的ツールと考えてください。

キーワードが重要

  自分の職歴を分析してみる

採用担当者が応募書類を見る時間は、おおむね1分半~2分半です。実に短いですね。
その短い時間内に、相手の気持ちをキャッチしなければなりません。

そのためには自分がどんな経験をしてきたかをわかりやすく書く必要があります。

大事なのは内容で、つまり自分が「どういう経験をしてきたのか」をはっきりとつかみ、相手がキャッチしやすいキーワードを見つけておくことです。

自分の職歴を分析してみると、

「知識・経験」→「行動」→「結果」

といったサイクルが見えてきます。そのサイクルに職歴を当てはめることで、今あなたが応募しようとしている仕事との共通点が浮かび上がってくるはずです。

  キーワードは”マッチするもの”を中心に

キーワードを見つけるときに意識したいのが、希望職種とのマッチングです。

新卒採用でなく中途採用の場合は、採用側は求める人物像をかなり具体的に絞っています。

そして、「こんな種類の仕事をしてほしい」というイメージを持っています。なので、自分の保有しているものの中から「一体何が必要とされているのか」「どんな力がその職場で発揮できるのか」を考える必要があります。

下のサイクルを参考に経歴を分析してみてください。

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一方的に自分の保有する能力や知識をキーワードとして掘り起こすのではなく、相手の求めるものとのマッチングを意識してみてください。

採用側が気にする点を押さえる

  ポイントを押さえて簡潔に

応募書類は、一つのビジネス文書だと心得てください。ビジネスシーンでの企画書や提案書などと同じです。

内容がダラダラと並べられているだけではダメです。

応募書類は、採用担当者がビジネスとして読む文書なのだということを理解し、重要なポイントをきちんと押さえたうえで、簡潔にわかりやすく、いいたいことを伝えられるかどうか、それが重要です。

特にいい職務経歴書は、上手なビジネス文書と同様、「仕事ができる」という印象を相手に与えることができます。

また、自分で自分のことを申し述べる陳述書ではなく、あなたという素材を採用担当者にアピールするビジネス文書と考えましょう。

  読む気にさせる書類とは

それには「見出しをつける」「項目立てにする」ことが大切です。あなたの職歴をどう整理して項目立てるかを考えましょう。

文章は簡潔に、基本的には箇条書きで、コンパクトにまとめることを心がけるといいです。不必要に長い文章は、まとめきれていない印象を与えてしまします。

レイアウトも重要です。

パッと見た時に、読んでみようという気にさせる、見やすい文章に仕上げます。

書類作成の基本ポイント

履歴書、職務経歴書の作成にあたってこれだけは最低限押さえておきましょう。

  ビジネス文書ということを意識する

1.言葉遣いに気をつける
ビジネスマナーの基本を疑われるので、敬語の使い方は特に注意します。

2.簡潔な文章
なるべく箇条書きにし、読みやすい文章を心がけます。

3.「以上」を忘れない
履歴書の学歴・職歴、職務経歴書の最後には必ず「以上」と入れます。

4.レイアウトに気を遣う
職務経歴書はレイアウトに気をつけ、基本は「すっきりとバランスよく」です。

5.項目と見出しを立てる
職務経歴書ではどこに何が書かれているか一目でわかるよう書き方を工夫します。

6.矛盾点をなくす
職歴や志望動機が履歴書と職務経歴書で異なっていないか読み直します。

  外見に気をつける

7.用紙の汚れに気をつける
書類が汚れてたり、にじんだり、かすれたりしていないかに気を配ります。

8.日付や年号を間違えない
書類の日付、学歴や職歴の年号のミスは致命的です。日付は提出日の年月日で記載します。

9.マーカーは使わない
強調させたくても色ペンの使用はNGです。括弧などを使いましょう。

10.ペンは黒か濃紺で
手書きの場合は、必ず黒ペン(万年筆なら黒か濃紺)で書きます。

書類は自分の分身

人間の中身は外見に出るといいますが、書類も同じです。

一目見ただけで、ある程度その人の『人となり』がわかってしまうところがあります。いい加減な気持ちで書くと、書類に表れてしまいます。

急いで作成すると、行の頭が揃っていなかったり、誤字脱字があったりなど、ところどころにボロが出てしまうのです。

そうした細かい部分の積み重ねで、読み手は全体をパッと見たときに「丁寧だな」、逆に「雑な感じだな」という印象を抱きます。

よい書類に仕上げる努力は必ず報われると思ってください。

  応募書類に出る「人となり」

◆思いを込める
応募書類は、お願いの手紙と思って書いてみましょう。御社に入りたいという思いの丈を書くことで、文面からは「書かされている」感がなくなり、まじめさや誠実さが出てきます。

◆必ず時間をかけて書く
応募ギリギリであわてて書くのはもちろんNGです。「今日は応募書類を書く」と決めて、かける時間も1時間、2時間と区切ることで気持ちを切り替え、誠実に応募書類と向き合いましょう。

◆字の汚さは丁寧さでカバー
時間をかけて書くと、字のまずさをカバーできるという利点もあります。一字一句ゆっくりと、思いを込めて書けば、下手なりにも丁寧な字になります。

  採用側が書類から感じ取ること

◆汚い字や誤字・脱字
採用担当者は応募書類からいろいろなことを想像し、読み取ろうとします。特に汚い字や誤字・脱字が多い書類は、仕事場でも「細かいところが雑そう」「おっちょこちょいなのか」などと想像し、マイナスな印象を与えてしまうおそれがあります。

◆体裁が整っていない書類
特に職務経歴書に言えることですが、ビジネス文書の体裁が整っていない書類を見ると、「ビジネススキルがないな」と感じてしまいます。逆にいえば、文書の体裁であなたのビジネススキルをアピールできるということでもあります。

コピーをとっておく

面接においては、提出された履歴書や職務経歴書の記載内容に基づいて質問されることが多いです。

なので、記載している内容を忘れてしまったり、矛盾するような応答をしてしまわないようコピーをしておき、面接前に確認しておきましょう

また、そのコピーは他の企業に応募するときに、書類作成の参考にもなりますよ。

まとめ

応募書類作成の前に知っておきたいこととして、大切なことをいくつかご紹介いたしました。

これがすべてではありませんし、これをしていれば大丈夫というものでもありません。

しかし、本来選考に通っていたものが「妙な勘違いや、少しの間違い」で選考に落ちることもあります。

このような「もったいない」事態が多発しているのも現状です。

ご紹介した大切なポイントを押さえて、ぜひ「もったいないを無くし」、面接のチャンスをつかみましょう。

履歴書の書き方|わかりやすい書き方見本【画像付】

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